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Cómo comprimir un PDF para mandarlo por correo: los límites reales y qué recortar primero
El correo rebota, o Gmail convierte tu adjunto en un enlace de Drive. Antes de recurrir a un compresor en línea, conviene saber cuáles son los límites de verdad y qué hace pesado a un PDF.
Gmail acepta hasta 25 MB de adjuntos por mensaje, y Microsoft indica 20 MB para Outlook.com y cuentas parecidas (a menudo 10 MB en los servidores Exchange de empresa). Los adjuntos crecen cerca de un tercio al enviarse, así que apunta bastante por debajo: menos de 10 MB es una meta segura. Un PDF grande casi siempre lo es por las imágenes, así que baja primero su resolución. Comprimir reescribe el archivo, así que no comprimas un PDF firmado.
Los límites reales
| Servicio | Límite | Qué pasa si lo pasas |
|---|---|---|
| Gmail (personal) | 25 MB en total por mensaje | Gmail quita el adjunto y pone un enlace de Google Drive |
| Outlook.com y otras cuentas de internet | 20 MB por mensaje, según Microsoft | Error al adjuntar; Outlook propone compartir un enlace |
| Exchange (correo de empresa) | 10 MB de salida, lo fija tu departamento de informática | Error o rebote |
| Portales de subida | A menudo de 2 a 5 MB | Subida rechazada |
El correo codifica los adjuntos como texto (Base64), y eso los hace un 33 % más grandes por el camino, y el límite puede aplicarse al tamaño ya codificado. Un PDF de 19 MB puede fallar en un límite de «25 MB». Por eso menos de 10 MB es una meta cómoda para el correo y menos de 2 MB para la mayoría de los portales.
Por qué pesan los PDF
- Páginas escaneadas a mucha resolución. Una página en color a 600 ppp puede pesar varios megas. El texto se lee perfectamente a 200 o 300 ppp en escala de grises.
- Fotos metidas al tamaño de la cámara y enseñadas pequeñas en la página.
- Versiones viejas dentro del archivo. Los PDF guardados de forma incremental llevan todas las versiones anteriores.
- Letras incrustadas y adjuntos, que suelen pesar menos.
Cómo reducir un PDF
En la Mac, con Vista Previa
Abre el PDF, elige Archivo › Exportar y escoge Reducir tamaño del archivo en el menú Filtro Quartz. Apple avisa de que el resultado puede perder calidad, y el filtro no se ajusta: los archivos con mucho texto apenas bajan y las fotos pueden quedar borrosas. Revisa el resultado antes de enviarlo.
Escanea mejor
Si es un escaneo, volver a escanear en escala de grises a 200 o 300 ppp suele ganar a cualquier compresor, y el texto queda nítido.
Compresores en línea
Funcionan, pero suben tu documento a su servidor. Vale para una carta de restaurante, no para una nómina o un informe médico.
No comprimas: comparte
Para archivos muy grandes, un enlace de iCloud Drive, Google Drive u OneDrive evita el problema.
Antes de comprimir
- PDF firmados: comprimir reescribe el archivo e invalida las firmas digitales. Manda los documentos firmados tal cual, o por enlace.
- Formularios: algunos compresores aplanan los campos. Si quien lo recibe tiene que rellenarlo, comprueba que siga funcionando.
- Guarda el original. Comprime una copia.
- Aprovecha para limpiar: quita tu nombre de los comentarios y de las propiedades del documento si no hace falta que lo vean.
Listo para enviar de Keepsign hace una copia para el sitio adonde va: Correo (menos de 10 MB), Portal (menos de 2 MB) o Lo más pequeño, en iPhone, iPad y Mac, sin subir nada. Trabaja sobre las imágenes, conserva el texto y los campos, y en el mismo paso puede fijar campos y notas en la página y quitar datos personales. Tu original queda exactamente igual y, si está firmado, Keepsign te avisa de que la copia no llevará una firma válida. Quitar datos personales es gratis; comprimir a un tamaño es parte de Pro. Escanear con Keepsign.
Fuentes
- Google, Ayuda de Gmail, «Límite de tamaño de los archivos adjuntos», support.google.com/mail/answer/6584
- Soporte de Microsoft, «Send large files with Outlook», support.microsoft.com (20 MB para cuentas de internet como Outlook.com; 10 MB de salida en Exchange).
- Apple, Manual de uso de Vista Previa para Mac, «Reducir el tamaño de un PDF», support.apple.com/guide/preview/prvw1509/mac
- RFC 2045, MIME parte uno, apartado 6.8, codificación Base64 (4 caracteres por cada 3 bytes).